Asia Marketing Administrator

Shanghai, China

Reports To: Overseas Market Manager, China

Grade: OSMA

The salary scale for this role is 199,710 CNY - 255,296 CNY; with Long Service increments of LSI1: 262,955 CNY and LSI2: 270,844 CNY.

New Entrants to the Public Sector commence on the first point of the Scale

Purpose

Bord Bia has a vision that customers around the globe recognise that Irish food and drink is world-class; that it is high quality, distinctive, and made by a diverse range of creative producers from a unique and fortuitous island location.

Our purpose is to bring Ireland’s outstanding food, drink and horticulture to the world, thus enabling growth and sustainability of producers.

In this role, you will deliver on organisation priorities through providing corporate administration support and event organisation support to local and wider overseas office’s marketing and insights teams.

What you’ll do

Support GBD market managers in the administration of office budgets, liaising with service and goods suppliers, managing internal systems effectively, inputting invoices, creating reports and forecasting, with particular focus on China, Singapore, and Japan markets.
Maintain records of contracts in the region, manage renewal dates and re-tendering process; and ensure price negotiations with local vendors, service providers and office landlords.
As directed, book meeting rooms, meals, transport & accommodation for major global trade fairs, events, team meetings or trainings. Assist with visa applications where necessary.
Support regional managers with internal reporting. This includes coordinating and editing contributions from offices within Asia for senior management and board reports and assisting with data input into Salesforce to capture regular customer meetings, trade shows, and other activity participants.
As part of a team, organise marketing events, trade missions, and other customer, client or media itineraries relevant to Asia.
Manage office facilities and equipment in collaboration with head office Corporate Services and IT teams.
Assist in the onboarding process for new hires and talent academy placements in the region.

About You

Essential Knowledge, Skills & Capabilities

Knowledge:

5+ years’ office administration experience
Administering of office support systems, reception and facilities
Experience and proven track record of budget management and reconciliation
Public procurement experience
Customer service experience

Skills & Capabilities:

Fluent written and spoken English and Mandarin Chinese
Budget management and office administration systems, purchase order systems
A digital mindset
Expert at Microsoft Word; Excel; PowerPoint
Project management experience incl. planning, measuring and reviewing KPI’s
Attention to detail and excellent project management skills
Thrives in a multitasking & multicultural environment

Desirable Knowledge, Skills & Capabilities

Knowledge:

Event management experience an advantage
Experience & knowledge of the Food and Drink industry an advantage

Skills & Capabilities:

Degree level qualification in business administration or marketing, ideally including modules like accounting, office administration, event management
Familiarity with using Salesforce (or equivalent CRM), cloud data storage (such as Sharepoint / OneDrive), and video conferencing systems.
Experience supporting teams in multiple locations

Closing Date/Time: Monday, 3 April 2023 @ 4:00pm (GMT/UTC)

Learn more about working at Bord Bia. Click here!

Bord Bía is an Equal Opportunities Employer: We want to see a society where everyone is equal. We know our foundation must be an equitable workplace that recognises the dignity and worth of everyone, and gives all our employees the freedom and opportunity to fulfil their potential: we want for you to be able to bring your whole self to work, so you can be the best you can be and live your purpose whilst developing your career with us. Our talented and diverse workforce also reflects the diversity of our clients, customers and markets by utilising their range of skills, knowledge and experience. Harnessing the wide range of perspectives this diversity brings, promotes innovation and helps make us more creative and competitive.

Bord Bia is committed to ensuring that all recruitment candidates have complete and equitable access as can reasonably be provided. If you require any support or accommodation as part of the recruitment process, please contact us directly at humanresources@bordbia.ie

Riarthóir Margaíochta na hÁise

Shanghai, an tSín

Ag tuairisciú chuig: Bainisteoir Margaí Thar Lear, an tSín

Grád: OSMA

Is é an scála tuarastail 199,710 CNY - 255,296 CNY a ghabhann leis an ról seo; chomh maith le hIncrimintí Fadseirbhíse LSI1: 262,955 CNY agus LSI2: 270,844 CNY.

Tosóidh Iontrálaithe Nua san Earnáil Phoiblí ar an gcéad phointe den Scála.

Cuspóir

Tá fís ag Bord Bia go n-aithneodh custaiméirí ar fud na cruinne go bhfuil bia agus deochanna na hÉireann de scoth an domhain; go bhfuil siad d’ardchaighdeán, go bhfuil siad sainiúil, agus déanta ag raon éagsúil táirgeoirí cruthaitheacha ar láthair uathúil ámharach ar oileán.

Is é an cuspóir atá againn bia, deoch agus gairneoireacht den scoth na hÉireann a thabhairt os comhair an domhain mhóir, a dhéanfaidh fás agus inbhuanaitheacht na dtáirgeoirí a chumasú dá bhrí sin.

Sa ról seo cuirfidh tú le tosaíochtaí na heagraíochta trí thacaíocht riaracháin chorparáidigh agus tacaíocht eagraithe imeachtaí a chur ar fáil d’fhoirne léargais agus margaíochta na n-oifigí áitiúla agus na n-oifigí i gcoitinne thar lear.

Na dualgais a bheidh ort

Tacaíocht a thabhairt do bhainisteoirí margaí FGD i riar bhuiséid na hoifige, dul i gcomhairle le soláthraithe seirbhísí agus earraí, córais inmheánacha a bhainistiú go héifeachtach, sonraisc a chur isteach, tuarascálacha a chruthú agus réamhaisnéisiú agus béim ar leith a chur ar mhargaí na Síne, Shingeapór agus na Seapáine.
Taifid a choinneáil ar chonarthaí sa réigiún, dátaí athnuachana agus próiseas ath-thairisceana a bhainistiú; agus idirbheartaíocht praghsanna le díoltóirí áitiúla, soláthraithe seirbhísí agus tiarnaí talún na n-oifigí a chinntiú.
Mar atá ordaithe, seomraí cruinnithe, béilí, iompar & lóistín le haghaidh aontaí móra trádála domhanda, imeachtaí, cruinnithe foirne nó oiliúint a chur in áirithe. Cúnamh a thabhairt le hiarratais ar víosaí nuair is gá.
Tacaíocht a thabhairt do bhainisteoirí réigiúnacha le tuairisciú inmheánach. Áirítear orthu sin ranníocaíochtaí ó oifigí laistigh den Áise a chomhordú agus eagarthóireacht a dhéanamh orthu do thuarascálacha ardbhainistíochta agus boird agus cuidiú le hionchur sonraí ar Salesforce chun cruinnithe rialta le custaiméirí, seónna trádála agus gníomhaíochtaí eile na rannpháirtithe a thaifeadadh.
Mar chuid d’fhoireann, imeachtaí margaíochta, misin trádála, agus cúrsaí eile taistil na gcustaiméirí, na gcliant nó na meán cumarsáide atá bainteach leis an Áise a eagrú.
Áiseanna agus trealamh oifige a bhainistiú i gcomhar le foirne Seirbhísí Corparáideacha agus TF na ceannoifige.
Cuidiú leis an bpróiseas ionduchtaithe i ndáil le hearcaigh nua agus socrúcháin acadaimh tallainne sa réigiún.

Maidir Leatsa

Eolas Riachtanach, Scileanna & Inniúlachtaí

Eolas:

5+ bliana taithí ar oifig a riar
Córais tacaíochta, fáiltiú agus áiseanna oifige a riar
Taithí agus taithí chruthaithe ar bhainistiú buiséad agus réiteach buiséad
Taithí ar sholáthar poiblí
Taithí ar sheirbhísí do chustaiméirí

Scileanna & Inniúlachtaí:

Líofacht i scríobh agus i labhairt an Bhéarla agus na Mandairínise
Bainistiú buiséad agus scileanna i gcórais riaracháin oifige agus córais ordaithe ceannaigh
Dearcadh i leith cúrsaí digiteacha
Saineolaí ar Microsoft Word; Excel; PowerPoint
Taithí ar bhainistiú tionscadal lena n-áirítear KPIanna a phleanáil, a thomhas agus a athbhreithniú
Ábalta aird a thabhairt ar mhionsonraí agus scileanna bainistithe tionscadail den scoth
Oibríonn go maith i dtimpeallacht iltascála agus ilchultúir

Taithí, Scileanna & Inniúlachtaí Inmhianaithe

Eolas:

Bheadh taithí ar bhainistiú imeachtaí ina buntáiste
Bheadh taithí agus eolas ar thionscal Bia agus Dí ina mbuntáiste

Scileanna & Inniúlachtaí:

Cáilíocht ag leibhéal céime i riarachán gnó nó margaíocht, lena n-áirítear modúil amhail cuntasaíocht, riarachán oifige, bainistiú imeachtaí
Cleachtadh ar Salesforce (nó ar a comhionann CRM), néalstóráil sonraí (amhail Sharepoint / OneDrive) agus córais físchomhdhála a úsáid.
Taithí ar bheith ag tacú le foirne i roinnt áiteanna éagsúla

Dáta/Am Deiridh: Dé Luain an 3 Aibreán 2023 @ 4:00pm (GMT/UTC)

Faigh tuilleadh faisnéise maidir le bheith ag oibriú le Bord Bia. Cliceáil anseo!

Is Fostóir Comhdheiseanna é Bord Bia: Teastaíonn uainn sochaí a fheiceáil ina mbíonn an uile dhuine ar chomhchéim. Tá a fhios againn nach mór go mbeidh ár ndúshraith mar áit oibre chothrom ina dtugtar aitheantas do dhínit agus d’fhiúntas an uile dhuine, agus ina dtugtar an tsaoirse agus an deis dár bhfostaithe go léir lena lánacmhainneacht a bhaint amach: teastaíonn uainn go mbeidh ar do chumas do chroí agus d’anam a chur i do chuid oibre, ionas go mbeidh ar do chumas an méid is fearr is féidir leat a bhaint amach agus maireachtáil de réir do chuspóra agus tú ag forbairt do shaoil ghairmiúil linne. Léiríonn an fórsa saothair cumasach agus éagsúil atá againn éagsúlacht na gcliant, custaiméirí agus margaí freisin trí úsáid a bhaint as an raon scileanna, eolais agus an taithí atá acu. Agus leas á bhaint as an raon leathan peirspictíochtaí éagsúlachta, cuirtear nuálaíocht chun cinn agus cuidíonn linn a bheith níos cruthaithí agus níos iomaíche.

Tá Bord Bia tiomanta a chinntiú go gcuirtear comhrochtain chothrom ar fáil do gach iarrthóir earcaíochta chomh fada is féidir le réasún. Má theastaíonn aon tacaíocht nó cúnamh uait mar chuid den phróiseas earcaíochta, déan teagmháil linn go díreach, le do thoil, ag humanresources@bordbia.ie