Procurement Administrator

Do you have an interest in Irish Food, Drink and Horticulture?

Do you enjoy taking responsibility and like working in a small team?

Are you looking to make a difference in what you do and have the relevant experience?

Then you've come to the right place.

Procurement Administrator

Permanent, Full time Dublin

Reports To: Procurement & Facilities Manager

Grade: 6

The salary scale for this role is €37,927 - €58,532

New Entrants to the Public Sector commence on the first point of the Scale

Purpose

Bord Bia has a vision that customers around the globe recognise that Irish food and drink is world-class; that it is high quality, distinctive, and made by a diverse range of creative producers from a unique and fortuitous island location. Our purpose is to bring Ireland’s outstanding food, drink and horticulture to the world, thus enabling growth and sustainability of producers.

In this role, you will support the Procurement team in ensuring the highest quality of goods and services are procured in compliance with public sector and EU directives to ensure accountability, efficiency, transparency and value for money, with adherence to applicable data protection legislation.

Our Purpose

To bring Ireland’s outstanding food, drink and horticulture to the world, thus enabling growth and sustainability of producers.

Your Department’s Purpose

To support and enable the organisation and stakeholders to deliver on strategy, through best practice corporate governance and compliance, and fit-for-purpose IT and facilities services.

The Purpose of Your Role

To support the Procurement team in ensuring the highest quality of goods and services are procured in compliance with public sector and EU directives to ensure accountability, efficiency,transparency and value for money, and with adherence to applicable data protection legislation.

What you’ll do:

1.     Provide administration support to the procurement team through the administration of eTenders, the Official Journal of European Union (OJEU) and national competitions, as directed by manager, including but not limited to liaising with internal staff and tenderers responding to all clarification requests, completing additional steps on eTenders portal, sending outcome correspondence to tenderers and reporting.

2.     Assist the procurement team to provide support and guidance to colleagues on the procurement process and policy, monitor and respond to emails, internal and externally received through the Bord Bia dedicated procurement email address.

3.     Administer required documents for all tender competitions applying best practice record/ document management principles and carry out a compliance review of each tender competition file prior to closing and advise the Procurement and Facilities Manager of any items that need to be addressed.

4. Compile Article 84 summary reports for all completed tendering competitions for review by the Procurement Specialist.

5.     Keep up to date with internal guidelines and external regulation requirements and assist colleagues understanding of the requirements needed to demonstrate compliance.

6.     Assist with the preparation of procurement files for audit and co-ordinate requests from auditors regarding the procurement files for review.

7.     Support the procurement team in administering the tender tracker schedule, advise on contract end date or when a contract renewal is required. Update the contracts register.

8.     Assisting with relief cover for Reception. Contribute to Reception on an ad‑hoc basis, in coordination with a wider team, to maintain consistent front‑of‑house services during peak demand, high‑activity periods, and when leave cover is required.

9.     Adhere to the One Bord Bia Operating Model.

About you

Essential Skills, Knowledge and Capabilities

Knowledge

• Excellent business acumen

• Basic understanding of public procurement rules and guidelines

Skills and Capabilities

• Digital first mindset, comfortable with an agile culture focused on continuous improvement

• Proficiency in the use of Microsoft Office 365, ERP

• Solutions and CRM Systems

• Self-starter, working on own initiative

• Communication and some negotiation skills

• Ability to deal with suppliers

• Good numeracy skills and attention to detail

• Team player

Desirable Knowledge, Skills and Capabilities

Knowledge:

• Procurement & supply chain knowledge

• Understands importance of procurement role with the organization

Skills and Capabilities

• Continuous improvement experience

• Good personal organisational and priority setting skills

Closing Date/Time: Friday, 28th February 2026

@ 12:00pm (GMT/UTC)

Learn more about working at Bord Bia. Click here!



Bord Bía is an Equal Opportunities Employer: We want to see a society where everyone is equal. We know our foundation must be an equitable workplace that recognises the dignity and worth of everyone and gives all our employees the freedom and opportunity to fulfil their potential: we want for you to be able to bring your whole self to work, so you can be the best you can be and live your purpose whilst developing your career with us. Our talented and diverse workforce also reflects the diversity of our clients, customers and markets by utilising their range of skills, knowledge and experience. Harnessing the wide range of perspectives this diversity brings, promotes innovation and helps make us more creative and competitive.

Bord Bia is committed to ensuring that all recruitment candidates have complete and equitable access as can reasonably be provided. If you require any support or accommodation as part of the recruitment process, please contact us directly at humanresources@bordbia.ie

Suim agat i mBia, Deoch agus Gairneoireacht na hÉireann?

An maith leat glacadh le freagracht agus an obair ar fhoireann bheag?

An bhfuil tú ag féachaint le difear a dhéanamh san obair a dhéanann tú agus an taithí chuí agat?

Tá tú san áit cheart mar sin.

Riarthóir Soláthair

Buan, Lánaimseartha, Baile Átha Cliath

Ag tuairisciú do: Bainisteoir Soláthair & Áiseanna

Grád: 6

Is €37,927 - €58,532 an scála tuarastail don ról seo.

Tosóidh Iontrálaithe Nua san Earnáil Phoiblí ar an gcéad phointe den Scála

Cuspóir

Is é fís Bhord Bia go n-aithneodh custaiméirí ar fud na cruinne go bhfuil bia agus deoch na hÉireann ar chaighdeán domhanda; go bhfuil siad ar ardcháilíocht, sainiúil, agus á ndéanamh ag réimse éagsúil táirgeoirí cruthaitheacha ó ionad oileánda uathúil agus ámharach.

Is é an cuspóir atá againn bia, deoch agus gairneoireacht den scoth na hÉireann a chur os comhair an tsaoil mhóir agus fás agus inbhuanaitheacht na dtáirgeoirí a chothú.

Sa ról seo, tacóidh tú leis an bhfoireann Soláthair ionas go soláthrófar earraí agus seirbhísí ar an gcaighdeán is airde i gcomhréir le treoracha na hearnála poiblí agus an Aontais Eorpaigh d’fhonn cuntasacht, éifeachtúlacht, trédhearcacht agus luach ar airgead a chinntiú, agus an reachtaíocht cosanta sonraí is infheidhme á comhlíonadh.

Ár gCuspóir

Bia, deoch agus gairneoireacht ardchaighdeáin na hÉireann a chur os comhair an tsaoil agus, dá bharr, fás agus inbhuanaitheacht táirgeoirí a chothú.

Cuspóir do Roinne Nuaí

Tacú leis an eagraíocht agus le páirtithe leasmhara le go mbeifear in ann an straitéis a chur i bhfeidhm, é sin bunaithe ar an dea-chleachtas sa rialachas agus comhlíonadh rialachais, chomh maith le seirbhísí TF agus saoráidí atá oiriúnach dá bhfeidhm.

Cuspóir do Róil Nua

Tacú leis an bhFoireann Soláthair ionas go bhfaightear earraí agus seirbhísí ar an gcaighdeán is airde dá bhfuil ann i gcomhréir le treoracha don earnáil phoiblí agus treoracha ón Aontas Eorpach ionas go mbeidh cuntasacht, éifeachtúlacht agus trédhearcacht ann mar aon le luach ar airgead, an t-am ar fad ag cloí leis an reachtaíocht chuí i dtaobh cosaint sonraí.

An méid a bhainfidh tú amach

1.     An córas eTenders, Iris Oifigiúil an Aontais Eorpaigh agus comórtais náisiúnta a riar, á threorú ag an mbainisteoir, chun tacaíocht riaracháin a thabhairt don fhoireann soláthair, cur i gcás teagmháil le baill den fhoireann inmheánach agus le tairgeoirí, gach iarratas ar shoiléiriú a fhreagairt, céimeanna breise ar an tairseach eTenders a chur i gcrích, comhfhreagras maidir leis an toradh a sheoladh chuig tairgeoirí agus tuairisciú, i measc cúraimí eile.

2.     Cuidiú a thabhairt don fhoireann soláthair tacaíocht agus treoir a thabhairt do chomhghleacaithe maidir leis an bpróiseas agus beartas soláthair, ríomhphoist a mhonatóiriú agus a fhreagairt go hinmheánach agus go seachtrach i gcás teachtaireachtaí a fhaightear chuig an seoladh ríomhphoist sonrach atá ag Bord Bia don soláthar.

3.     Na cáipéisí riachtanacha a riar do gach comórtas tairisceana, na prionsabail dea-chleachtais don bhainistiú taifead/cáipéisí a chur i bhfeidhm agus athbhreithniú comhlíontachta a dhéanamh ar an gcomhad do gach comórtas tairisceana sula ndruidtear an comhad, agus an Bainisteoir Soláthair agus Saoráidí a chur ar an eolas faoi aon nithe ar gá plé leo.

4. Tuairiscí achoimre Airteagal 84 a chur le chéile do gach comórtas tairisceana a chuirtear i gcrích a ndéanfaidh an Speisialtóir Soláthair athbhreithniú orthu.

5.     Coinneáil ar an eolas is úire i dtaca le treoirlínte inmheánacha agus ceanglais sheachtracha rialála agus cuidiú a thabhairt do chomhghleacaithe na ceanglais a thuiscint agus a chomhlíonadh.

6.     Cabhrú leis na comhaid soláthair a ullmhú le haghaidh iniúchta agus comhordú a dhéanamh ar iarratais ó iniúchóirí maidir leis na comhaid soláthair lena n-athbhreithniú.

7.     Tacú leis an bhfoireann soláthair sceideal rianaire na dtairgeoirí a riar, comhairle a thabhairt i dtaca le dáta deiridh conartha nó an uair is gá conradh a athnuachan. Clár na gconarthaí a leasú chun dáta.

8.     An Fáiltiú a chlúdach nuair a bhíonn ionadaí de dhíth. Cur leis an obair san Fháiltiú ar bhonn ad hoc, i gcomhar leis an bhfoireann iomlán, le go mbeidh seirbhísí fáilteachais ann go leanúnach le linn tréimhsí buaicéilimh, tréimhsí lán gníomhaíochta agus nuair a theastaíonn clúdach agus duine ar saoire.

9.     Cloí le Samhail Oibriúcháin Bhord Bia Amháin.

Tú féin

Scileanna, Eolas agus Buanna Riachtanacha

Eolas

• Géire intinne i gcúrsaí gnó

• Tuiscint bhunúsach ar rialacha agus treoirlínte maidir leis an soláthar poiblí

Scileanna agus Buanna

• Dearcadh a thugann tús áite do chúrsaí digiteacha a bheith agat agus a bheith ar do chompord le cultúr sofhreagrúil atá dírithe ar fheabhas leanúnach

• Inniúlacht in úsáid Microsoft Office 365, Pleanáil Acmhainní Fiontraíochta

• Réitigh agus Córais Bhainistíochta ar Chaidreamh le Custaiméirí

• Féintionscnóir, duine a oibríonn as a stuaim féin

• Scileanna cumarsáide agus idirbheartaíochta

• An cumas plé le soláthraithe

• Dea-scileanna uimhearthachta agus mionchruinneas

• Go maith ag obair ar fhoireann

Scileanna, Eolas agus Buanna Inmhianaithe

Eolas:

• Eolas ar sholáthar agus ar shlabhra an tsoláthair

• Eolas ar an tábhacht a bhaineann le ról soláthair leis an eagraíocht

Scileanna agus Buanna

• Taithí leanúnach feabhsúcháin

• Dea-scileanna pearsanta eagrúcháin agus socrú tosaíochta

Dáta/Am Deiridh: Dé hAoine, 28 Feabhra 2026 ar 12:00 meán lae (MAG/AUL)

Tuilleadh eolais faoi dhul ag obair i mBord Bia. Cliceáil ar an nasc seo!



Is Fostóir Comhionannas Deiseanna é Bord Bia: Sochaí inar comhionann gach duine atá uainn. Tuigimid gur riachtanach gur áit oibre chothrom a bheidh san fhondúireacht seo againne, áit a n-aithnítear gradam agus fiúntas gach duine agus a dtugtar an tsaoirse agus an deis dár bhfostaithe barr a gcumais a bhaint amach. Is mian linne go mbeidh tú in ann gach gné díot a féin a thabhairt chun na hoibre le gur fearr a bheidh tú in ann do dhícheall a dhéanamh agus do chuid cuspóirí a fhíorú agus tú ar thuras do ghairme linn. Tá éagsúlacht ár gcliant, custaiméirí agus margaí le feiceáil inár lucht saothair atá lán buanna agus lán éagsúlachta, agus baintear leas as réimse a gcuid scileanna, eolais agus taithí. Nuair a bhaintear gach leas as an réimse leathan dearcthaí atá ann mar gheall ar an éagsúlacht seo, cuirtear an nuálaíocht chun cinn agus cuidiú atá ann dúin éirí níos fearr ó thaobh cruthaitheachta agus iomaíochta de.

Tá Bord Bia meáite ar rochtain chothrom iomlán a thabhairt do gach iarrthóir earcaíochta a oiread agus is praiticiúil é sin a dhéanamh. Má bhíonn aon tacaíocht nó socrú de dhíth ort sa phróiseas earcaíochta, déan teagmháil linn go díreach ag an seoladh humanresources@bordbia.ie